Консульская легализация документов

Если вас интересует консульская легализация,  а также другие вопросы, касающиеся осуществления процедуры легализации документов, обращайтесь к менеджерам нашего Бюро переводов Эсперанто. Опытные специалистов бюро дадут бесплатную консультацию и с легкостью решат возникающие при легализации документов проблемы.

Чтобы упростить международный документооборот, в 1961 году рядом стран была заключена и подписана Гаагская конвенция об отмене требований легализации иностранных официальных документов. 22 декабря 2003 года она вступила в силу и на территории Украины. Данная конвенция предусматривает освидетельствование всех официальных документов в специально организованном государственном учреждении с помощью определенного штампа – апостиля. Под официальными документами, согласно Конвенции, имеются в виду:

  • административные документы;
  • документы, которые исходят от органов или должностных лиц, которые подчиняются юрисдикции государства (в том числе документы, исходящие от судебных исполнителей, секретарей судов и прокуратуры);
  • нотариальные акты
  • различные официальные пометки (визы, отметки о регистрации, заверения не засвидетельствованных у нотариуса подписей на документе).

Такие документы могут быть приняты во всех государственных органах и организациях всех стран-участниц конвенции без каких бы то ни было дополнительных условий.

Тем не менее, существует целый ряд стран, которые не присоединились к международному договору. Стоить принять во внимание, что при любых формах межгосударственного взаимодействия с ними все официальные документы в обязательном порядке должны проходить более сложную двустороннюю процедуру освидетельствования и подтверждения подлинности, то есть консульскую легализацию документов. К этим государствам относятся:

  • арабские страны (ОАЭ, Египет, Палестина, Сирия, Ирак, Иран, Кувейт и прочие);
  • несколько стран Африки;
  • Китай (кроме Гонконга и Макао);
  • некоторые государства Латинской и Северной Америки (Чили, Боливия, Бразилия, Канада и прочие).

Процедура легализации документов в Украине регламентируется «Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом». При таком освидетельствовании подтверждается действительность:

  • оригиналов документов;
  • подписей должностных лиц;
  • штампов или печатей на документе.

Государственные органы, которые участвуют при консульской легализации документов

Консульская легализация – это многоступенчатая процедура приведения документов к форме, которая соответствует действующим законодательным требованиям и признается органами иностранного государства, не являющегося участником Гаагской конвенции. Документ, прошедший процедуру консульской легализации, признается легитимным на территории определенного государства.

При легализации, в зависимости от вида документа, нужно пройти следующие этапы удостоверения:

  • первый шаг: городские и областные управления юстиции;
  • второй шаг: Министерство юстиции Украины, Министерство иностранных дел;
  • третий шаг: консульство страны, где планируется использование документа.

Документы, которым нужна легализация, распределяются между МИДом и Министерством юстиции Украины следующим образом. 

Министерством юстиции освидетельствуются такие документы:

любые нотариальные копии, переводы и иные документы, которые выданы или удостоверены нотариусами (частными или государственными). Также в Министерство Юстиции подаются для прохождения первого этапа консульской легализации фотокопии дипломов, аттестатов, их приложений, архивных справок, решений суда и документов юридических лиц.

Министерство иностранных дел проводит легализацию таких документов:

На первом этапе консульской легализации: справки о несудимости, свидетельства о рождении, смерти, браке, выписки из реестра ЗАГС и прочие, которые выданы ЗАГСами и подтверждены управлением юстиции именно той области, где находится выдававший документы ЗАГС.

На втором этапе проведения легализации таких документов как:

  • фотокопии дипломов, аттестатов, их приложений, архивных справок, решений суда, документов юридических лиц, заявлений о семейном положений или иных заявлений, доверенностей, медицинских документов, нотариально заверенных переводов;
  • оригиналов справок, выданных иностранным гражданам иностранными Посольствами в Украине о заключении брака на территории украинского государства (эта справка необходима для ЗАГСа при оформлении самого брака);
  • справок, которые выдавались органами Министерства внутренних дел.

 

Внимание!  Документы, предназначенные для использования на территории Украины и выданные на территории других государств, Министерство иностранных дел Украины не легализирует! Такой вид документов необходимо легализировать в украинском консульстве на территории страны, где выдан документ. Но перед обращением в консульство Украины нужно заверить документы в Министерстве иностранных дел страны, где они были выданы (или в другом уполномоченном на это государственном органе). Если в стране, где получены документы, нет украинского консульства, то для легализации иностранных документов можно обратиться в Консульское управление Министерства иностранных дел Украины. Но делать это нужно только после заверки документов в Министерстве иностранных дел этой страны и в консульстве, которое представляет интересы этого государства в Украине.

 

Способы оформления документов

Существуют два способа консульской легализации официальных документов.

Способ первый – легализация оригиналов. Процедура легализации происходит с учетом того, что печати консульской легализации проставляются на оригиналах документов.

Способ второй – легализация нотариальной копии. В данном случае оформляется нотариальная копия документа, которая удостоверяется в Министерстве юстиции Украины, Министерстве иностранных дел. Затем следует перевод на необходимый язык и снова нотариальная заверка.

                                    

Одинарная и двойная легализация

В зависимости от страны, на территории которой предполагается использование документов, существует одинарная и двойная процедура консульской легализации.

Одинарная легализация – это проставление штампа/штампов на оригинале документов, после чего к удостоверенной копии подшивается, заверенный в установленном порядке (нотариусом) перевод. Затем пакет документов подается в консульство страны на территории Украины, где планируется их применение.

Двойная легализация – на оригинале необходимого документа Министерством иностранных дел Украины либо Министерством Юстиции, в зависимости от процедуры, ставится штамп, потом делается перевод. Перевод заверяется нотариусом и повторно подается для проставления отметки о легализации в Министерство юстиции Украины и Министерство иностранных дел Украины. Лишь потом документ отсылается в консульство страны (где планируется использование документа) на территории Украины. Такая процедура необходима, например, при работе с ОАЭ или Китаем.

При подаче официальных документов на консульскую легализацию физические лица подают паспорт и заполняют заявление на совершение консульской легализации. В случае необходимости (при подаче на легализацию документов, принадлежащих или выписанных на имя другого лица) заявитель должен также предоставить заверенную нотариусом доверенность от владельца документов. Юридические лица подают письмо-обращение (бланк учреждения должен содержать реквизиты и печать), в котором указываются: перечень документов, предоставляемых на легализацию, цель, с которой они легализуются, сведения о лице, уполномоченном представлять интересы по вопросам нотариального заверения документов.

У каждого иностранного государства существует свои особенности в проведении процедуры консульской легализации. Например, как уже было указано, при оформлении документов для Китая необходимо перевести документы на китайский язык в Украине, после чего пройти двойную процедуру легализации. В то же время Бразилия признает только те переводы, которые выполнены переводчиками при Министерстве иностранных дел Бразилии. А вот для Саудовской Аравии документы, выданные, к примеру, ЗАГСом, достаточно перевести только на английский язык, а на арабский - не требуется.

Из-за подобных нюансов процедура консульской легализации для обычного человека может показаться слишком сложной и запутанной, но опытный и подготовленный специалист обязательно поможет разобраться в тонкостях правильного оформления всех требуемых документов.


Бюро переводов "Эсперанто"
Все права защищены © 2017